نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 استاد گروه علم اطلاعات و انش شناسی دانشگاه شهید چمران اهواز

2 کارشناس ارشد علم اطلاعات و دانش شناسی از دانشگاه شهید چمران اهواز

3 استادیار گروه علم اطلاعات و دانش شناسی دانشگاه شهید چمران اهواز

4 کارشناس ارشد علم اطلاعات و دانش شناسی از دانشگاه تهران

چکیده

هدف: هدف پژوهش حاضر آن است که ضمن ارائه­ ی تعاریف و دیدگاه‌های موجود در حوزه­ ی مدیریت اطلاعات شخصی، پیشینه‌ی پژوهش­ های خارجی و وضعیت مطالعات داخلی را بررسی کرده، و با مطرح­ کردن پیشنهاداتی به پیشرفت این حوزه در ایران کمک نماید.
روش‌شناسی: این پژوهش به صورت کتابخانه­ ای و با مرور نوشتارهای مختلف مربوط حوزه‌ی مدیریت اطلاعات شخصی انجام شده است.
یافته‌ها: پژوهش­ های حوزه­ ی مدیریت اطلاعات شخصی را می‌ توان به مطالعات اولیه، مدیریت اطلاعات کاغذی شخصی و مدیریت اطلاعات الکترونیکی شخصی تقسیم نمود. مطالعاتی که اطلاعات الکترونیکی شخصی را مورد بررسی قرار داده‌اند را می‌توان در پنج دسته­ جای داد: 1. مدیریت اطلاعات شخصی افراد خاص، 2. مقایسه مدیریت اطلاعات شخصی کاغذی با الکترونیکی، 3. رویکردهای سه‌ گانه به مدیریت اطلاعات شخصی الکترونیکی، 4. ایمیل‌ها و بوک‌ مارک‌ها و صفحات ذخیره­ شده­ ی وب و 5. طراحی سیستم‌ها و نرم‌ افزارهای مدیریت اطلاعات شخصی. در ایران نیز مطالعات این حوزه مراحل ابتدایی خود را می‌ پیماید و پژوهش‌های صورت­ گرفته صرفاً به پیمایش و توصیف وضعیت موجود در جامعه­ ی مورد بررسی پرداخته‌اند.
نتیجه‌ گیری: با نگاهی به مطالعات انجام­ یافته مشخص می­شود که زمان و پیشرفت فناوری، از مهم‌ ترین عوامل در تنوع پژوهش‌های مدیریت اطلاعات شخصی است. پژوهشگران ابتدا وضعیت مدیریت اطلاعات شخصی افرادی را که دارای اطلاعات شخصی بسیاری بوده­ اند و سپس افراد مختلف از اقشار گوناگون را مورد بررسی قرار داده‌اند. رفته­ رفته بررسی اطلاعات الکترونیکی بر اسناد کاغذی پیشی گرفته و علت آن را باید تحولات فناورانه در سال‌های اخیر دانست.
اصالت/ ارزش: این مطالعه را می‌توان از نخستین آثاری دانست که در ایران به تشریح تعاریف، مبانی نظری و دسته‌بندی پیشینه‌ ی پژوهش‌های انجام­ شده در حوزه­ ی مدیریت اطلاعات شخصی پرداخته است.

کلیدواژه‌ها

عنوان مقاله [English]

Personal Information Management: An Essay on its Definitions, Approaches and Background

نویسندگان [English]

  • Morteza Kokabi 1
  • Ayda Mojaver 2
  • Gholam Reza Heydari 3
  • Mohammad Reza Shekari 4

1 Professor of Information Science and Knowledge, Shahid Chamran University

2 M. A. of Information Science and Knowledge, Shahid Chamran University

3 Assistant Professor of Information Science and Knowledge, Shahid Chamran University

4 M. A. of Information Science and Knowledge, University of Tehran (corresponding author)

چکیده [English]

Purpose: The present study seeks to provide definitions and discuss major perspectives in the realm of personal information management, coupled with a view to its foreign research background and status of the studies in this regard in Iran.  It also provides some suggestions for its improvement in Iran.
 Methodology: This study has been carried out within the framework of a library research and focusing on the research literature available on personal information management.
 Findings: Research in the field of personal information management can be divided into early studies, and paper-based vs. electronic information management. Studies concerned with electronic personal information management can be divided in one of the following five categories: 1. Personal information management of certain individuals; 2. Comparison carried out between electronic vs. paper-based personal information management; 3. A three-fold approach to the electronic personal management; 4. Relevant emails, bookmarks, and saved pages; and 5. Designing relevant management  systems and software, particularly for electronic personal information management. Iranian studies in this area are still in their infancy, with the focus of a greater bulk of research so far carried out merely on surveying the situation in the societies under study.
 Conclusion: Results indicate that time and technology make the most important factors in the variation observable in the research in personal information management. Researchers first studied the situation of those individuals who have a greater bulk of personal information; then they focus on other people of various social strata. Gradually electronic personal information management take precedence over the traditional paper-based one, all in effect of modern technological developments.
 Originality/ value: This present study can be considered as a pioneering work in Iran that provides definitions, theoretical foundations, and presenting conclusions in the realm of personal information management.

 
 
 

کلیدواژه‌ها [English]

  • Personal Information
  • Human Interaction Information
  • information management
  • personal information management

آموزنده، مهدیه (1390). بررسی عوامل مؤثر بر مدیریت اطلاعات شخصی دانشجویان تحصیلات تکمیلی دانشگاه الزهرا در سال تحصیلی 91-1390. پایان‌ نامه‌ی کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع‌رسانی، دانشکده‌ علوم تربیتی و روان‌شناسی، دانشگاه الزهرا، تهران.

جدیدی، زهرا (1394). بررسی میزان بکارگیری مدیریت اطلاعات شخصی (PIM)توسط اعضای هیأت­ علمی دانشکده‌های پیراپزشکی دانشگاه­های علوم پزشکی تهران، شهید بهشتی و ایران در سال 1393. پایان­ نامه کارشناسی‌ارشد کتابداری و اطلاع­ رسانی پزشکی، دانشکده مدیریت و اطلاع­ رسانی پزشکی، دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی تهران، تهران، ایران.

دلقندی، فائزه، ریاحی­نیا، نصرت (1393). مدیریت اطلاعات شخصی آکادمیک: بررسی موردی اعضای هیئت علمی دانشگاه پیام نور خراسان رضوی. مدیریت اطلاعات و دانش­ شناسی. 1 (3)، 97-106.

زوارقی، رسول (1389). مدیریت اطلاعات شخصی: گامی نوین در سازماندهی شخصی اطلاعات. در داریوش علیمحمدی و محسن حاجی‌ زین‌ العابدینی (ویراستاران)، سازماندهی اطلاعات: رویکردها و راهکارهای نوین: مجموعه مقالات اولین همایش سالانه انجمن کتابداری و اطلاع رسانی ایران، 16 و 17 اسفند 1385. تهران: کتابدار: 477-498.

زوارقی، رسول؛ صفایی، میکائیل (1391). مدیریت اطلاعات شخصی ((PIM: مروری بر مفاهیم. فصلنامه‌ی علمی پژوهشی پژوهشگاه علوم و فناوری اطلاعات ایران، 27(4)، 1053-1081.

شکاری، محمدرضا (1394). سنجش وضعیت مدیریت اطلاعات شخصی اعضای هیأت علمی گروه‌های آموزشی علم اطلاعات و دانش‌ شناسی ایران. پایان‌ نامه کارشناسی‌ ارشد علم اطلاعات و دانش‌شناسی، دانشکده علوم اطلاعات و دانش‌شناسی، دانشگاه تهران، تهران، ایران.

صالح‌ نژاد، زهرا (1393). رفتار مدیریت اطلاعات شخصی دانشجویان تحصیلات تکمیلی دانشگاه بیرجند. پایان­ نامه کارشناسی‌ ارشد علم اطلاعات و دانش‌ شناسی، دانشکده علوم‌ تربیتی و روان‌شناسی، دانشگاه بیرجند، بیرجند، ایران.

صدقی، شهرام، رودباری، مسعود، عبدالهی، نیدا، عبداللهی، لیلا، حاصلی، مریم، زرقانی، مریم (1393). واکاوی آشنایی دانشجویان با مدیریت اطلاعات شخصی در دانشگاه علوم پزشکی تهران. مجله دانشکده پیراپزشکی دانشگاه علوم پزشکی تهران (پیاورد سلامت)، 8 (4)، 354-367.

عبداللهی، لیلا (1390). استفاده اعضای هیأت علمی دانشگاه علوم پزشکی تهران از ابزارهای مدیریت اطلاعات شخصی. پایان‌ نامه‌ی کارشناسی‌ ارشد کتابداری و اطلاع‌رسانی، دانشکده مدیریت و اطلاع رسانی پزشکی، دانشگاه علوم پزشکی تهران، تهران، ایران.

مجاور، آیدا (1392). بررسی وضعیت مدیریت اطلاعات شخصی دانشجویان تحصیلات تکمیلی دانشگاه شهید چمران اهواز در مجموعه اطلاعات الکترونیکی شخصی بر اساس مدل جونز. پایان‌ نامه کارشناسی‌ارشد علم اطلاعات و دانش‌شناسی، دانشکده علوم‌ تربیتی و روان‌شناسی، دانشگاه شهید چمران، اهواز، ایران.

Abrams, D., Baecker, R., Chignell, M. (1998). Information archiving with bookmarks: personal Web space construction and organization Proceedings of the SIGCHI conference on Human factors in computing systems, ACM Press/Addison-Wesley Publishing Co., Los Angeles, California, United States.

Barreau, D. K. (1995).Context as a factor in personal information management systems.Journal of the American Society for Information Science, 46 (5), 327–339.

Barreau, D. K., Nardi, B. A. (1995). Finding and reminding: File organization from the desktop. SIGCHI Bulletin, 27 (3), 39-43.

Bellotti, V., Ducheneaut, N., Howard, M., Smith, I., Neuwirth, C. (2002). Innovation in extremism: Evolving an application for the critical work of email and information management. In DIS’02: Proceedings of the Conference on Designing Interactive Systems (pp. 181–192). New York, NY, USA: ACM Press.

Bellotti, V., Gwizdka, J., Whittaker, S. (2006). Email in personal information management. Communications in the ACM, 49(1), 68-73.

Bergman, O. (2013). Variables for Personal Information Management Research, Aslib Proceedings, 65 (5), 464-483.

Boardman, R. (2004). Improving tool support for personal information management. PhD diss., Department of Electrical and Electronic Engineering, Imperial College, London University, London.

Bruce, H. (2005). Personal, anticipated information need. Information Research, 10(3), 232.

Burton, H. D. (1981). FAMULUS Revisited: Ten Years of Personal Information Systems. Journal of the American Society for Information Science, 32 (6), 440-443.

Capra, R. (2009). A survey of personal information management. Retrieved 28, Oct., 2012, from: http://pimworkshop.org/2009/papers/capra-pim2009.pdf

Capra, R.G., Perez-Quinones, M. A. (2005). Using Web search engines to find and re-find Information, Computer, 38 (10). 36-42.

Carroll, J. M. (1982). Creative names for personal files in an interactive computing environment.International Journal of Man-Machine Studies, 16 (4), 405-438.

Case, D. O. (1991). Conceptual organization and retrieval of text by historians: The role of memory and metaphor. Journal of the American Society for Information Science, 42 (9), 657-668.

Chen, C. (1974). How do scientists meet their information needs? Special Libraries, 65 (7), 272-280.

Civan, A., Jones, W., Klasnja, P., & Bruce, H. (2008). Better to organize personal information by folders or by tags? The devil is in the details. Proceedings of the Annual Meeting of the American Society for Information Science and Technology (CD-ROM).

Cole, I. (1982). Human Aspects of Office Filing: Implications for the Electronic Office. InProceedings of the Human Factors Society, 26thAnnual Meeting, edited by Richard E. Edwards, 59-63. Santa Monica: Human Factors Society.

Deng, T., Feng, L. (2011).A survey on information re-finding techniques. International Journal of Web Information Systems, 7 (4), 313–332.

Detlor, B. (2011). Information management. International Journal of Information Management, 3 (2), 103–108.

Ducheneaut, N., Bellotti, V. (2001). E-mail as habitat: An exploration of embedded personal information management. Interactions, 8 (5), 30–38.

Elsweiler, D. (2007). Supporting Human Memory in Personal Information Management. PhD diss., Department of Computer and Information Sciences, University of Strathclyde.

Engelbart, D. C. (1961).Special considerations of the individual as a user, generator, and retriever of information.American Documentation, (12), 121-125. Retrieved 2, Sept., 2013, from: http://dougengelbart.org/pubs/papers/scanned-original/1960-augment-133181-Special-Considerations-Individual-re-Information.pdf

Fertig, S., Freeman, E., Gelernter, D. (1996). “Finding and reminding” reconsidered. SIGCHI Bulletin, 28 (1), 66-69.

Hardof-Jaffe, S., Hershkovitz, A., Abu-Kishk, H., Bergman, O., & Nachmias, R. (2009).Students' organization strategies of Personal Information Space. Journal of Digital Information, 10 (5).

Henderson, S. (2009). Personal document management strategies. CHINZ'09, Auckland, New Zealand. 69-76. Retrieved 16, Nov., 2012, from: http://sarahhenderson.info/wp-content/uploads/2009/07/2009-CHINZ-Personal-Document-Management-Strategies.pdf

Indratmo, J., Vassileva, J. (2008). A review of organizational structures of personal information management.Journal of Digital Information, 9 (1). Retrieved 16, Nov., 2012, from:   http://journals.tdl.org/jodi/index.php/jodi/article/view/251/200

Jahoda, G. E., Hutchens, R. D., Galford, R. R. (1966). Characteristics and use of personal indexes maintained by scientists and engineers in one university.American Documentation, 17, 71-75.

Jones, S. R., Thomas, P. J. (1997). Empirical assessment of individual's personal information management systems.Behaviors & Information Technology, 16 (3), 158-160.

Jones, W. (2008). Personal information management. Annual Review of Information Science and Technology, 41 (1), 453-504. Retrieved 16, Sep., 2012, from: http://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1002/aris.2007.1440410117/full

Kljun, M., Dix, A., Solina, F. (2009). A study of a crosstool information usage on personal computers: how users mentally link information relating to a task but residing in different applications and how importance and type of acquisition affect this. Retrieved 17, Nov., 2012, from: http://eprints.lancs.ac.uk/33816/1/kljun-crosstool_information_usage_2009.pdf

Kwasnik, B. H. (1991). The importance of factors that are not document attributes in the organization of personal documents. Journal of Documentation, 47 (4), 389-398.

Lansdale, M. W. (1988). The psychology of personal informationmanagement.Applied Ergonomics, 19 (1), 55-66.

Latif, K., Mustofa, K, Tjoa, A. M. (2006). An Approach for a Personal Information Management System for Photos for a Lifetime by Exploiting Semantics. In: Database and Expert Systems Applications, 17th International Conference, DEXA 2006, Krakow, Poland, 4-8 September, 467-477.

Mackenzie, M. L. (2000). The personal organization of electronic mail messages in a business environment: An exploratory study. Library & Information Science Research, 22(4), 405-426.

Majid, S., San, M. M., Tun, S. T. N., Zar, T. (2010).Using Internet Services for Personal Information Management.In Serap Kurbanoglu et al. (Eds.)Technological Convergence and Social Networks in Information Management: Second International Symposium on Information Management in a Changing World, IMCW 2010, Ankara, Turkey, September 22-24, 2010. Retrieved 17, Nov., 2012, from: http://by2010.bilgiyonetimi.net/bildiriler/majid.pdf.

Malone, T. W. (1983). How do people organize their desks? Implications for the design of office information systems.ACM Transactions on Information Systems (TOIS), 1 (1), 99-112. Retrieved 17, Nov., 2012, from: http://130.102.79.1/~id/projects/mailstacker/papers/malone.pdf

OsaeOtopah, F.,Dadzie, P. (2013). Personal information management practices of students and its implications for library services. Aslib Proceedings: New Information Perspectives, 65 (2), 143-160.

Pare, F. X. (2011). Personal information management among office support staff in a university environment: an exploratory study. Doctoral dissertation, School of Information Studies, McGill University, Montreal.

Parker, E. B., Paisley, W. J. (1966). Research for psychologists at the interface of the scientist and his information system. American Psychologist, 21 (11), 1061–1071.

Pikas, C. K. (2007). Personal information management strategies and tactics used by senior engineers. Proceedings of the American Society for Information Science and Technology, 44 (1), 1-21.

Ravasio, P., Schar, S. G., Krueger, H. (2004). In pursuit of desktop evolution: User problems and practices with modern desktop systems. ACM Trans. Comput-Hum. Interact, 11 (2), 156–180.

Soper, M. E. (1976). Characteristics and use of personal collections. Library Quarterly, 46 (4), 397-415.

Tsui, E.; Garner, B.; Stab, S. (2000).The role of Artificial Intelligence in Knowledge Management. Retrieved 28, Oct., 2012, from: www.aifb.uni-karlsruhe.de%2FWBS%2FResearch%2FPublications%2Fkbs-editorial-note2000.pdf

Whittaker, S.; Hirschberg, J. (2001).The character, value, and management of personal paper archives. ACM Transactions on Computer-Human Interaction (TOCHI), 8 (2), 150-170.

Whittaker, S., Sidner, C. (1996). Email overload: exploring personal information management of email. In Proceedings of the SIGCHI Conference on Human factors in computing systems: common ground, 276-283, ACM. Retrieved 22, Nov., 2012, from:  http://courses.ischool.utexas.edu/Turnbull_Don/2004/spring/i385q-dt/readings/Whittaker_Sidner-1996-Email.pdf

Zimmerman, E., Bar-Ilan, J. (2009). PIM @ academia: how e-mail is used by scholars. Online Information Review, 33 (1), 22–42.

CAPTCHA Image